Los usuarios pueden compartir archivos en Google Docs  y permitir que otros usuarios lo editen. Si sueles a usar este servicio, lo mejor es conectar tu cuenta de Google para guardar todos tus documentos.

Además, podrás trabajar en equipo, enviarlos por correo o publicarlos en la web. En el blog oficial de Google, Ricardo Blanco, gerente de comunicación de productos para Google en América Latina, explicó otros beneficios:

• No requiere de instalación, descarga o actualización por parte del usuario. Lo único que se requiere para utilizar Google Docs, es tener una cuenta de Google y un navegador moderno con conexión a Internet. No tendrán que preocuparse por descargar e instalar software en su computadora, o por mantenerlo actualizado. Google Docs se mantiene actualizado de manera automática y transparente, para que no tengan que interrumpir su trabajo para actualizar el software.
• Mantiene sus archivos seguros. Muchas veces, son los documentos que tenemos almacenados en nuestro equipo los que terminan siendo blanco de virus o malware. En Google Docs, sus archivos estarán seguros, protegidos por un equipo dedicado a la seguridad informática.
• Organización simple para sus archivos. Antes era común el crear distintas carpetas o sistemas de carpetas para organizar nuestros documentos, ya sea por tipo de archivo, por tema, por fecha, o complicados sistemas de clasificación. En Google Docs no tendrán que preocuparse por eso, podrán tener todos sus archivos y documentos a una búsqueda de distancia. Además de poder utilizar la tecnología de búsqueda de Google para ubicar sus documentos, también podrán crear colecciones, lo que permite organizar sus archivos bajo distintas clasificaciones sin tener que copiar varias veces un archivo o preocuparse por las distintas versiones del mismo.
• Compartir sus documentos y trabajar en colaboración no puede ser más sencillo. Con el software tradicional, había que guardar el archivo, adjuntarlo en un correo y enviarlo, para que la otra persona pudiera descargarlo y abrirlo. Luego tenían que ponerse de acuerdo en cuál era la versión más nueva y volverlo a enviar. Con Google Docs compartir sus documentos es tan simple como hacer clic en el botón de compartir, elegir los contactos y enviar. Con esto, podrán empezar a trabajar en conjunto con otros usuarios, sobre un solo archivo, lo que significa una sola versión y un control de cambios que muestra lo que cada quién hizo, con opciones para revertir cambios o regresar a versiones anteriores del documento. Por último, en Google Docs podrán insertar comentarios con notificación a los colaboradores, lo que facilitará la revisión o discusión de algún documento.
• Mantengan el control sobre la privacidad de sus documentos. Si bien es posible trabajar en colaboración con Google Docs, también podrán elegir entre no compartir, permitir sólo la visualización, o permitir que otros editen un documento. Esto permite que el propietario del documento tenga control sobre lo que se hace con él.

• Acceso a sus documentos desde casi cualquier parte y dispositivo. La principal ventaja de utilizar una herramienta online como Google Docs, es la de poder acceder a nuestros documentos desde cualquier equipo conectado a internet – y a algunas opciones sin conexión –, e incluso desde dispositivos móviles. Si olvidaron su computadora pero tenían una importante presentación en el trabajo o la escuela, no se preocupen, podrán acceder a su presentación desde cualquier computadora, o mediante su tablet o smartphone con Android o iOS. Por último, también es un modo de tener respaldados sus documentos en la nube, así que la próxima vez que algo malo le pase a alguna de sus computadoras, no tendrán que preocuparse por perder sus importantes archivos.
• Mucho más que simples documentos. En Google Docs, además de poder visualizar y editar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y hacer diagramas, podrán subir archivos y carpetas desde su computadora y administrarlos, previsualizar documentos y archivos desde Gmail – incluso archivos tipo .ZIP, .RAR, PDF, AI, RTF, HTML y más – y ver imágenes y videos subidos a su lista de documentos.

Publicado por:

@cdperiodismo

Sígueme